职场必备：英文邮件就这么写!

 　在不知道收信人性别时：

　　Dear Sir or Madam

　　在知道收信人性别时：

　　Dear Mr/Mrs/Ms + 姓

　　在知道对方头衔/职位时：

　　Dear Prof.(教授)/Dr.(博士)+ 姓

　　注意：在正式的英文邮件中，如果在知道对方职位的前提下，尽量使用“头衔+姓”的方式开场

　　?提及你写这封信的缘由及目的，并定出全文的主题，举例如下：

　　Thank you for your email…感谢你的来信…

　　Thank you for calling me yesterday to discuss…感谢昨天你来电讨论…

　　I am delighted to give you the detail about…我很开心能给你提供…的详情

　　I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…

　　?主体段?

　　陈述主旨：以一个段落表达一个主题为原则，需要几个段落来陈述主旨，

　　例如：

　　Attached¹ please find the latest information on…最新消息可查看附件…

　　In order to achieve our sales target, we need to…为了完成我们的销售目标，我们需要…

　　主旨说明完后，对方应该了解你写这封信的目的及背景，接下来就是要求对方有所行动，例如回信、回电话、表达意见、缴交文件等：

　　Could you please call me later today?

　　你能明天给我电话吗?

　　?结尾?

　　I look forward to hearing from you.

　　期待你的回信。

　　I hope this information is helpful.

　　希望这些信息有用。

　　Please call me if you have any question.

　　如果你有任何问题，请给我电话。

　　结尾祝福语

　　以下词汇在正式场合及非正式场合均可使用

　　Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely

　　Regards, Best Regards

　　Yours， Yours Truly， Truly

　　Best， Best Wishes

　　顺便奉上常用句型，供小伙伴们学习参考：

　　Starting a reference²

　　With reference to our telephone conversation today…关于我们今天在电话中的谈话…

　　As I mentioned earlier about…

　　如我先前所提及关于…

　　As you requested…

　　按照你的要求…

　　This is in response to your email today.

　　这是针对你今天早上来信的回复。

　　Giving information

　　Please be advised/ informed that…

　　请被告知…

　　Please note that…

　　请注意…

　　We would like to inform you that…

　　我们想要通知你…

　　Giving bad news

　　We are sorry to inform you that…

　　我们很抱歉地通知你…

　　I'm afraid I have some bad news.

　　我恐怕要带来一些坏消息。

　　Making a request

　　We would be grateful³ if you could…

　　我们会很感激如何你可以

　　I would appreciate it if you could…

　　我会很感激如果你可以…

　　Would you please send us…?

　　可否请你寄给我们…

　　Offering⁴ help

　　If you wish , we would be happy to…

　　如果你希望，我们很乐意…

　　Please let me know if there's anything I can do to help.

　　请让我知道任何我可以帮得上忙的地方。

　　Reminder⁵

　　I'm just writing to remind you of…

　　我只是写信来提醒您…

　　May we remind you that…?

　　我们想要提醒您…

1 attached   

附加的

参考例句：

• The lease entitles the holder to use the buildings and any land attached thereto.本租约持有人有权使用此建筑物以及所附属的土地。

2 reference   

n.提到，说到，暗示，查看，查阅

参考例句：

• We spent days going through all related reference material.我们花了好多天功夫查阅所有有关的参考资料。
• I like to have my reference books within my reach.我喜欢把参考书放到伸手可取的地方。

3 grateful   

adj.感谢的，感激的，受欢迎的，表示谢意的

参考例句：

• If you will help us, we shall be very grateful.如果你愿意帮助我们，我们会很感激你。
• He closed his letter with expression of grateful thanks.他在那封信的结尾表达了自己的感激之情。

4 offering   

n.提供，奉献物，牲礼

参考例句：

• What is your competition offering?你的竞争者提出的条件是什么？
• The police are offering a big reward for information about the robbery.警方出大笔赏金要求提供那起抢劫案的破案线索。

5 reminder   

n.提醒物，纪念品；暗示，提示

参考例句：

• I have had another reminder from the library.我又收到图书馆的催还单。
• It always took a final reminder to get her to pay her share of the rent.总是得发给她一份最后催缴通知，她才付应该交的房租。